Les limites sont celles que l'on se met, élargissons le champ des possibles...
70 % des projets de conduite du changement échouent, selon le cabinet McKinsey.
Aujourd’hui plus que jamais, les changements en entreprise sont nombreux. Que ce soit pour répondre aux évolutions des pratiques du marché, un changement d’activité de l’entreprise ou bien des compétences à faire évoluer, l’entreprise rencontre forcément à un moment donné une période de mutation.
Comment réussir sa conduite du changement pour la faire en douceur et avec enthousiasme tout en atteignant les objectifs alignés à la stratégie ? Voici les 6 étapes nécessaires pour une conduite du changement réussie.
La conduite du changement qu’est-ce que c’est ?
La conduite du changement peut aussi s’appeler management du changement, accompagnement au changement, change management pour sa version anglaise ou bien pilotage de l’innovation. Des subtilités entre chaque terme existent mais l’idée reste la même.
Une courte définition de la conduite du changement
Pour qui ?
Toute organisation se préparant à amorcer un nouveau virage.
Le quoi ?
La conduite du changement c’est avant tout un accompagnement lors d’une transformation, que ce soit un choix subi ou stratégique, en suivant une méthodologie spécifique. C’est un soutien pour faire accepter un changement induisant une rupture et donc une réorganisation.
La transition numérique, par exemple est l'une des causes de transformations de l’entreprise et l’accompagnement pour adopter un nouvel outil digital est souvent nécessaire pour rester compétitif et innovant.
Le pourquoi ?
Il peut être utile de faire appel à une conduite du changement pour d’autres raisons :
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la mise en place d’un nouveau processus ;
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la refonte d’un service ;
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la mise en place de nouvelles technologies ;
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la fusion entre 2 entités ;
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de nouveaux cadres légaux à respecter (RGPD, certificats anti-fraude, etc) ;
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la dématérialisation de documents ou de processus ;
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l’externalisation de certaines activités.
Le comment ?
Suivant l’ampleur du projet, vos ressources et leur temps disponible en interne, vous pouvez faire deux choix distincts
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la création d’un poste dédié au management du changement - nommé aussi “pilotage de l’innovation”
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l'externalisation du Change via un cabinet spécialisé.
Les objectifs de la conduite du changement
3 enjeux ressortent de la conduite du changement :
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un enjeu économique : une perte de temps et de productivité qui découleraient d’une mauvaise adhésion au projet ;
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un enjeu sociologique : la réponse à une situation de crise, de conflit, de négociation ou de fusion ;
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un enjeu psychologique : l’anticipation et la compréhension des réactions des individus face à la nouveauté.
Être accompagné c'est mettre toutes les chances de son côté pour réussir sa transformation.
Créer l’adhésion
Lorsque le changement est décidé et mené par une seule personne, il y a peu de chance que cela aboutisse. Il est important de négocier la transformation et non de l’imposer.
Créer une stratégie propre aux besoins de l’entreprise
Chaque entreprise est différente, que ce soit en termes de besoins humain, organisationnel ou structurel. Une bonne conduite du changement définit les délais, les étapes et les objectifs en prenant en compte ces facteurs afin de s’ajuster parfaitement à la culture de l’entreprise.
Faire évoluer les compétences
Rien de pire que la routine qui empêche l’adhésion pleine et entière des transformations. L’accompagnement au changement permet de modifier les habitudes pour mettre en place de nouvelles, plus efficaces et avec de nouvelles compétences.
Dépasser les obstacles pour une conduite du changement réussie
Les obstacles pour une transformation réussie viennent rarement de facteurs extérieurs. La résistance vient souvent de peurs et d’un manque de compréhension de l’intérêt du changement.
Faire face à la peur & aux freins
Changer ses habitudes peut faire peur car on tombe dans l’inconnu lorsque l’on sort de sa routine. La peur est une réaction normale en amont d’une transformation, il faut la prendre en compte pour aboutir à une conduite du changement pleinement acceptée.
Combien d'organisations ont investi dans des outils performants et continuent pourtant de faire une double saisie par manque d'adoption de l'outil ?
Si cette peur n’est pas entendue, elle peut mener à d’autres réactions :
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la révolte ;
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l’inertie ;
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la contestation ;
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le sabotage.
Les 6 étapes pour une conduite du changement réussie
Une conduite du changement aboutie est le résultat d’une stratégie mise en place en amont. Voici les 6 étapes à suivre pour que vos équipes adhèrent à la transformation enclenchée.
1. Mettre le doigt sur les besoins de changement
Qu’est-ce qui a besoin d’être transformé ? Identifiez les raisons qui vous poussent au changement, mettez-les en avant pour souligner l’urgence de la situation et ce qu’il se passerait si rien ne changeait. Le changement doit apparaître comme inévitable pour la survie, l’innovation et la compétitivité de l’entreprise.
2. Déterminer les objectifs en jeu
Vers quoi voulez-vous aller ? Quels sont vos objectifs ? Ils peuvent être d’ordre :
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financier : être plus rentable, augmenter votre chiffre d’affaires ;
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humain : favoriser la flexibilité, le télétravail, avoir une meilleure gestion des absences ;
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marketing : revoir son branding, sa réputation en ligne.
Définir des objectifs clairs et simples permet de créer une plus grande adhésion de la part de vos équipes. Lorsqu’on connaît les résultats attendus, il est plus simple de définir une ligne de conduite à suivre pour y parvenir.
Le plus efficace reste de monter une équipe de conduite de changement pour mener à bien le projet. Que ce soit avec un poste dédié ou une personne compétente extérieure, il est important de constituer une équipe de personnes motivées et influentes qui vont mener ce projet de transformation dans l’entreprise.
3.Réaliser un état des lieux de l’entreprise
Une fois qu’on sait où l’on va, et pourquoi on y va, il faut regarder les bases de son point de départ. Analyser l’existant met en avant les possibles résistances au projet et comment rassurer les différents doutes.
Quels sont vos points forts, vos points faibles ? Qui seront les personnes directement impactées par le changement ? Qu’est-ce qui sera modifié une fois la transformation mise en place : l’organisation, l’environnement, les collaborateurs ou bien l’activité ? Tous ces points sont à réfléchir en amont pour une adhésion pleine et entière par la suite.
4.Construire la mise en place du changement
Rien ne sert de vouloir tout faire d’un coup, le changement se fait de manière progressive. Il est primordial de construire un plan d’action avec différentes phases pour chaque étape de la conduite du changement. Chaque étape doit mentionner les résultats attendus sur le court terme et les points de friction possibles.
Essayez d’être le plus clair possible dans les actions attendues et les rôles de chaque personne. La communication est LE point important à ne pas négliger, sans quoi la conduite du changement risque de ne pas être acceptée par l’ensemble de vos équipes.
5. Communiquer pour rassembler les équipes
Rien de pire qu’une équipe qui a l’impression que le changement se fait de façon imposée. Pour éviter cela et tout risque de rejet, un mot d’ordre à respecter : la communication ! La communication et encore la communication. Les équipes doivent s’approprier cette transformation et devenir actrices de cette acceptation.
Pour cela :
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définissez des tâches pour chaque personne qui ont du sens pour elles ;
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informez les parties prenantes à chaque étape de la conduite du changement ;
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organisez des ateliers pour développer les compétences et recueillir du feedback sur le changement qu’elles traversent ;
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écoutez et rassurez dès que nécessaire.
N’oubliez pas de célébrer les réussites, aussi petites soient-elles ! Cela encourager vos équipes à continuer leurs efforts. Interagissez avec vos collaborateurs de façon ascendante et descendante pour une réelle prise en compte de leurs besoins.
6. Suivre les résultats de la conduite du changement
La conduite du changement ne s’arrête par lorsque toutes les étapes de la transformation ont été réalisées. Il faut suivre ce projet après pour voir s’il a été ancré dans l’entreprise et accepté par tous.
En amont, mettez en place des indicateurs de performance, qui sont un outil de pilotage incontournable pour voir où vous en êtes. En fonction de ces derniers, vous pourrez mesurer l’efficacité de votre plan d’action.
Ce temps de bilan est le moment parfait pour vous demander : est-ce que l’équipe est opérationnelle ? C’est le point le plus important à regarder pour voir si le changement s’inscrit dans la durée.
Les 5 points à respecter pour une conduite du changement réussie
Ces 6 étapes sont une feuille de route à suivre, mais il y a 5 choses à respecter pour que le changement soit accepté pleinement par vos équipes.
La communication est le maître mot
Sans communication, impossible d’être clair sur le chemin à emprunter. Quelque chose de bien expliqué, avec les tenants et les aboutissements de la démarche permet que l’ensemble de vos équipes adhère au projet. Sans quoi, les réticences et les peurs peuvent être bien présentes. Soyez à l’écoute des interrogations, des doutes et essayez d’être rassurants.
L’adhésion : l’objectif premier
Restez pédagogue. Face aux incertitudes ou aux doutes, expliquez toujours les bénéfices de mener un tel changement. Certaines personnes seront toujours réfractaires aux nouvelles idées. Embarquez celles qui ont des doutes qui peuvent être dissipés grâce à vos explications. Soyez empathique avec vos équipes.
Les talents doivent être mis en avant
Cherchez avant tout la co-construction dans cette démarche de changement et écoutez ce que votre équipe a à vous dire. Faites travailler les méninges de vos collaborateurs lors de sessions de brainstorming ou des ateliers. Inclure le plus de personnes possible permet une meilleure adhésion et une valorisation des talents de chacun.
La coordination des équipes est essentielle
Pour co-construire un changement durable dans le temps, appuyez-vous sur vos équipes et les personnes les plus impliquées pour convaincre un maximum de personnes des bénéfices de la transformation. Ce sont elles qui vont réussir à transformer en profondeur l’entreprise, donnez-leur la possibilité d’animer des groupes de travail pour répondre aux interrogations et aux peurs de chacun.
Les échéances ne doivent pas être oubliées
Avant de mettre en place la conduite du changement, votre feuille de route doit comporter des échéances claires et réalisables. Pour être crédible, tant sur votre capacité à entendre les incertitudes de chacun, que sur votre engagement dans ce projet de réorganisation, il faut respecter les dates butoirs qui ont été fixées.
La conduite du changement n’est pas un projet à prendre à la légère. Mal réalisée, elle peut mener à un turnover important, une mauvaise compréhension des enjeux et des burnout significatifs.
L’accompagnement et la définition d’une stratégie sont nécessaires pour que vos équipes adhèrent au changement. Les softs skills sont sans doute ceux qui vous aideront le plus pour piloter ce projet.
Vous avez besoin d’un accompagnement pour la réorganisation de votre entreprise ? Vous êtes sur le point d’opérer une transformation profonde au sein de vos équipes ? Nous sommes là pour vous aider. Prenez contact avec nous, nous serons ravies de discuter de vos besoins :)